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會務策劃范文

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「合風活動」廣州會議會務策劃服務公司提供的“會務策劃范文”禮儀慶典演出廣告傳媒公關策劃專業(yè)知識， 會議會務從字面上來解釋就是對會議進行服務，本身其實是一個短語，在會務已經逐漸成為了一個詞語，很多人現(xiàn)在說的會務，其實就是指會議。那專業(yè)的會議會務范文是怎樣呢，下面我們來了解下。

一、會前籌劃
確定會議主題確定議事日程確定參會人選會前通知：通知參會人員
方式：電話通知或書面通知
內容：時間、地點、參加人員范圍、會議內容、會期、報到地點、要求(筆記等)注意：通知后需落實有關負責人是否收到，并及時記錄確定最后參會人員
統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務，并最后按照其職務統(tǒng)計分類；
統(tǒng)計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務、電話；
聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間
預定房間(數(shù)量、類型、時間、價格)聯(lián)系會議室
會議廳(容量、時間、設備、價格)
餐飲安排
是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
（一）會議準備材料：
1、領導講話稿；
2、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人一份)、其他文件、房卡等；
3、會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備；
（二）場地布置：
1、會議橫幅
2、主席臺的安排：怎樣安排，是否需要銘牌、位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店(部門)的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐(座)，一個團隊一個區(qū)域。
3、燈光、音響、話筒、空調、現(xiàn)場調試的人員，會場都要作好安排！(設備最好準備2套以上)
4、如果發(fā)放獎品：要提前準備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？
5、非常重要的會議，請速記員。
6、國際性會議，準備同音翻譯。
（三）支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關設備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
（四）部門分工
二、會中
設立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項(比如手機、著裝)，咨詢返程時間及交通路線，統(tǒng)計并通知安排；
餐飲問題：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？
注意事項：
1、空調的溫度問題(作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低)，會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？(如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效)，這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！
2、燈光音響效果：
2、沖水：沖水不能沖著對方，要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。(1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。)
3、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；
三、會后出游
四、會后收尾
退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。
送站：根據返程時間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員
會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便
收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
整理會議記錄，總結為會議紀要
進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環(huán)節(jié)
五、會議指南：
1、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、會議時間和地點；
2、參會嘉賓名單(姓名及職務)
3、會議日程安排(時間、地點、)
4、旅游安排(集合時間、地點，負責人，備用品，目的地，餐飲)
5、會議須知(所需證件、會議要求、注意事項)

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