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會(huì)務(wù)接待方案及流程

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「合風(fēng)會(huì)議」廣州會(huì)務(wù)公司發(fā)布的策劃禮儀慶典演出廣告公關(guān)傳媒“會(huì)務(wù)接待方案及流程”專業(yè)知識(shí)，會(huì)務(wù)一般指有關(guān)會(huì)議議程安排的事務(wù)，關(guān)于某些團(tuán)體組織或會(huì)議的事務(wù)。那我們經(jīng)�？吹降臅�(huì)務(wù)是怎么如期安排的呢，會(huì)務(wù)接待方案有些什么流程呢，下面我們來(lái)了解下會(huì)務(wù)接待的方案及流程。

一、會(huì)務(wù)前服務(wù)
1、與會(huì)務(wù)主辦方者洽談；
2、向會(huì)務(wù)主辦方提供會(huì)務(wù)接待策劃方案和報(bào)價(jià)；
3、邀請(qǐng)會(huì)務(wù)主辦方實(shí)地考察會(huì)議將舉辦的會(huì)場(chǎng)所；
4、與會(huì)務(wù)主辦方者確定會(huì)議接待方案；
5、與會(huì)務(wù)主辦方簽訂會(huì)議接待準(zhǔn)合同；
6、確認(rèn)會(huì)議主辦方者預(yù)付定金事宜；
7、在會(huì)務(wù)舉辦前制定會(huì)務(wù)工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及接待手冊(cè)；
8、準(zhǔn)備會(huì)務(wù)資料（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，新聞煤體，新聞通稿，接待資料，會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀，翻譯，通訊及秘書(shū)服務(wù)）。
二、會(huì)務(wù)中服務(wù)
1、機(jī)場(chǎng)，碼頭，車站，專人（禮儀）專車分批分時(shí)段按要求接站；
2、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)議秘書(shū)分發(fā)會(huì)議資料，來(lái)客接待，房卡發(fā)放；
3、會(huì)議秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及場(chǎng)地的會(huì)務(wù)服務(wù)；
4、會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待（報(bào)道處）協(xié)助會(huì)務(wù)確認(rèn)和分放房間；
5、確認(rèn)用餐時(shí)間，菜單，標(biāo)準(zhǔn)，形式，酒水及主次桌和其他服務(wù)系統(tǒng)安排工作（酒店安排，水果分配，酒店服務(wù)員人手的到位）；
6、提前確認(rèn)代表（客戶）的娛樂(lè)項(xiàng)目，娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付款方式；
7、確認(rèn)該主辦方為會(huì)務(wù)代表提供的旅游考察的吃，住，行，游，購(gòu)，娛樂(lè)和安排事宜（日程安排，房，餐，車，導(dǎo)游等細(xì)節(jié)安排）；
8、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜，消防等酒店設(shè)施安全工作；
9、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)，VIP，殘障及家屬安排）；
10、協(xié)助會(huì)務(wù)期間的`交通工具的安排，合理調(diào)車；
11、代辦會(huì)議代表返程票務(wù)和其他代辦的安排（如會(huì)后特別特殊出游）。
三、會(huì)務(wù)后安排
1、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)，評(píng)估，會(huì)議代表的意義，對(duì)安排的反饋以及領(lǐng)導(dǎo)的建議和評(píng)價(jià)，及時(shí)的處理和改進(jìn)有關(guān)工作；
2、會(huì)議留影，會(huì)議資料，領(lǐng)導(dǎo)講稿，代表發(fā)言稿，新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)及印刷代表通訊錄；
3、與酒店方核對(duì)其他的消費(fèi)費(fèi)用，與會(huì)議主辦方費(fèi)用結(jié)算，然后與酒店總消費(fèi)的結(jié)帳，處理發(fā)票等財(cái)務(wù)工作；
4、歡送代表工作（對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)贈(zèng)送小紀(jì)念品）跟蹤服務(wù)，迎合下次的合作。

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