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企業(yè)年會策劃與組織

來源：廣州年會策劃活動演出公司「合風(fēng)禮儀」

企業(yè)年會策劃與組織
一、年會整體概況
1、年會主題：
2、年會目的：提升凝聚力、答謝員工、表彰鼓勵(lì)
3、活動形式：主要以文藝表演和互動環(huán)節(jié)等形式聯(lián)歡。
4、年會時(shí)間：
5、年會地點(diǎn)：
6、邀請嘉賓：
7、主辦單位：
8、參與人員：
二、策劃指導(dǎo)組及項(xiàng)目組
1、策劃指導(dǎo)組(年會籌備組)
組長：
策劃：
統(tǒng)籌：
組織：
任務(wù)：
a、年會前期的策劃；
b、年會中期的進(jìn)度跟進(jìn)與管理；
c、年會后期的總結(jié)與推廣。
2、年會項(xiàng)目組
①宣傳組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、利用海報(bào)、橫幅、看板、傳單、網(wǎng)絡(luò)等方式開展宣；
(1-10日前完成)
b、現(xiàn)場攝影及DV攝像；
(1-10日前完成)
c、負(fù)責(zé)廣告板和舞臺的制作，噴繪和橫幅的制作；主背景(景板噴繪)、更衣室標(biāo)識牌、指示牌、分區(qū)立牌、領(lǐng)導(dǎo)卡臺
d、嘉賓胸牌
②節(jié)目組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、完成節(jié)目收集、篩選及后期的排練、彩排工作；
b、主持人的選擇、形象設(shè)計(jì)及臺詞審核；
c、負(fù)責(zé)節(jié)目的編排及年會全流程的銜接；
d、準(zhǔn)備好年會所需的一切服裝道具及互動游戲；
e、主持人及演員服裝、化妝及臺詞設(shè)計(jì)；
f、年會禮品、禮物的準(zhǔn)備；
g、會場擺設(shè)、與內(nèi)勤組配合實(shí)施現(xiàn)場布置
h、安排、部署、協(xié)調(diào)其它組工作
i、負(fù)責(zé)節(jié)目主持、活動及氣氛引導(dǎo)
j，彩排：
12月31日18:00-20:00頭一次彩排
01月10日18:00-20:00第二次彩排
01月18日19:00-21:30正式演出
③供應(yīng)組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、年會前期配合各功能組，購買、準(zhǔn)備各組年會所需的物品。
b、年會費(fèi)用的控制。
④禮儀組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、確定年會邀請的嘉賓并且及時(shí)送出請柬；
b、確定禮儀人數(shù)，禮儀小姐安排在舞臺入口前和年會現(xiàn)場各2名，入口2名禮儀小姐負(fù)責(zé)迎接嘉賓，并帶領(lǐng)他們?nèi)胱�；現(xiàn)場2名禮儀小姐負(fù)責(zé)節(jié)目單和飲料的分發(fā)。
c、會場服務(wù)：年會當(dāng)日準(zhǔn)備好會場服務(wù)物品，如茶水、糖果、頒獎禮儀等，并接待好嘉賓與觀眾。
d、物品購買，年會小禮品及請柬等；
e、1月5日之前準(zhǔn)備好請柬；1月10日之前送完請柬；1月15之前挑選出4名禮儀小姐；
⑤舞美組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、協(xié)助工作人員做好舞臺的布置，監(jiān)督并確保舞臺的搭建和質(zhì)量；
b、年會期間舞臺燈光設(shè)備、音箱設(shè)備的安裝、LED屏設(shè)備安裝及其它演出設(shè)備安裝
c、年會準(zhǔn)備期間的設(shè)備安裝、調(diào)試、節(jié)目伴奏的播放工作
d、年會進(jìn)行時(shí)的音響、燈光、道具、催場以及幕后秩序的維持等。
e、桌椅以及布置會場需要的裝飾品若干。
f、化妝室、換衣間的選制。
g、地毯等外部基本必備物品的準(zhǔn)備。
h、化妝品、服裝、道具租借、熒光棒、鮮花、壁布、氣球、等裝飾品要準(zhǔn)備充分。
⑥內(nèi)勤組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、年會當(dāng)晚嘉賓席桌椅的擺放(協(xié)調(diào)會場布置服務(wù)人員)。
b、年會前、后物資的收集、整理及存放。
c、年會之前準(zhǔn)備好會場服務(wù)物品，如糖果、礦泉水等。
d、會場設(shè)計(jì)、與節(jié)目組配合實(shí)施現(xiàn)場布置
e、派專人看相關(guān)已購置物資是否到位。
f、維持年會現(xiàn)場秩序，會場處理緊急情況，保證年會取得圓滿成功。
g、項(xiàng)目組人員的任務(wù)發(fā)生沖突時(shí)，要保障節(jié)目組的任務(wù)順利完成。
h、負(fù)責(zé)年會前會場衛(wèi)生清理及年會后處理善后事務(wù)。
i、年會禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放。
⑦拉拉隊(duì)粉絲團(tuán)組
組長：
成員：
任務(wù)：
a、安照節(jié)目單分節(jié)目組織相對應(yīng)的拉拉隊(duì)粉絲團(tuán)。
b、現(xiàn)場演出氣氛營造(如：鼓掌、歡呼、搖旗、吶喊)。
c、積極主動參加年會現(xiàn)場互動環(huán)節(jié)。
三、工作任務(wù)與具體工作分配
1、年會策劃及準(zhǔn)備期(12月26日到12月31日)：
本階段主要完成宣傳、節(jié)目收集、主持人確定，外聯(lián)工作全部到位。
①節(jié)目收集：由節(jié)目組負(fù)責(zé)。采取各部門、項(xiàng)目點(diǎn)選送節(jié)目和從外部聘請節(jié)目兩個(gè)渠道。節(jié)目基本到位，并進(jìn)行初步彩排。主持人4個(gè)，由各各部門、項(xiàng)目點(diǎn)推薦，氣質(zhì)佳，表達(dá)能力、組織能力、應(yīng)變能力和責(zé)任心都強(qiáng)的人員，組成風(fēng)格和組成方式不限。主持人用語必須經(jīng)過審查。
②前期宣傳：由宣傳組負(fù)責(zé)。海報(bào)、看板、橫幅等宣傳物品全部到位。
2、年會協(xié)調(diào)及進(jìn)展期(1月1日-1月10日)：
本階段主要完成節(jié)目篩選及排練、中期宣傳、禮儀小姐確定、舞臺燈光音響確定、物品購買。
①節(jié)目篩選及排練：由節(jié)目組負(fù)責(zé)，到各各部門、項(xiàng)目點(diǎn)選取節(jié)目，并進(jìn)行排練。
②中期宣傳：由宣傳組負(fù)責(zé)。該階段展開海報(bào)宣傳、看板宣傳與網(wǎng)絡(luò)宣傳等。
③會場確定：由舞美組負(fù)責(zé)，根據(jù)舞臺的具體情況，聯(lián)系相關(guān)廣告公司制作。
④禮儀小姐確定：由禮儀組負(fù)責(zé)。
⑤物品購買：由供應(yīng)組負(fù)責(zé)，物品需要情況要征求各組。
3、年會倒計(jì)(1月14日-1月17日)
本階段主要完成年會全過程確定(包括節(jié)目單確定)、末期宣傳、嘉賓邀請、場地布置。
①年會全過程確定及彩排：由節(jié)目組負(fù)責(zé)。節(jié)目單確定后交由各各部門、項(xiàng)目點(diǎn)，加緊排練節(jié)目。并進(jìn)行一次彩排。
②末期宣傳：宣傳組負(fù)責(zé)。宣傳單(入場券、節(jié)目單)設(shè)計(jì)和發(fā)放。
③嘉賓邀請的確定：由禮儀組負(fù)責(zé)。邀請嘉賓：行政部方面：等領(lǐng)導(dǎo)。各部門、項(xiàng)目點(diǎn)代表
4、年會后期工作：
①為演員分發(fā)小禮品
②費(fèi)用處理
③年會總結(jié)
④視頻制作及內(nèi)部宣傳
5、應(yīng)急管理
①若年會前停電(請維修部安排發(fā)電)，年會最多推遲1小時(shí)舉行，此間觀眾自由處理自己的時(shí)間；如果20：00仍沒有正常供電，則有主持人宣布年會改天舉辦。
②再年會前半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布年會改天重新舉行；在年會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布年會閉幕。
③在停電期間，由節(jié)目組負(fù)責(zé)演員的組織與服裝道具的看管工作；由禮儀組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及來賓的服務(wù)工作；由內(nèi)勤組負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維持；由舞臺組負(fù)責(zé)舞臺、音箱設(shè)備、燈光設(shè)備等的看管。
④臺上一個(gè)節(jié)目演出時(shí)，其后的兩個(gè)節(jié)目在后臺準(zhǔn)備，前一節(jié)目由于各種原因無法按時(shí)出演時(shí)，下一個(gè)節(jié)目即時(shí)跟進(jìn)。
⑤任一節(jié)目在演出過程中發(fā)生失誤或無法順利進(jìn)行的情況時(shí)，由節(jié)目的領(lǐng)演人迅速組織演員重演或續(xù)演此節(jié)目；若重演仍出現(xiàn)問題，則該節(jié)目立即退場，視具體情況決定其再次重演或取消。
⑥其它緊急情況發(fā)生時(shí)，由內(nèi)勤組負(fù)責(zé)處理。
四、獎項(xiàng)設(shè)置
1、年會大抽獎：年會設(shè)置現(xiàn)場有抽獎活動。
一等獎：1名，42寸的LED液晶電視機(jī)
二等獎：3名，手機(jī)
三等獎：5名，微波爐
四等獎：10名，拉桿行李箱
幸運(yùn)獎：50名，充值卡
2、有獎問答獎：在節(jié)目表演與禮品派送中穿插進(jìn)行，題目內(nèi)容為公司信息、相關(guān)知識、腦筋急轉(zhuǎn)彎，答對者獎勵(lì)禮品1份(U盤或公司產(chǎn)品)，一人只限答題一次，共設(shè)5道題。
3、游戲參與獎：為增加年會的互動性，在節(jié)目表演中穿插互動游戲，凡參與游戲的人員均獲紀(jì)念品1份(U盤或公司產(chǎn)品)。
4、節(jié)目獎：
一等獎一名：節(jié)目團(tuán)隊(duì)獎金；
二等獎一名：節(jié)目團(tuán)隊(duì)獎金；
三等獎一名：節(jié)目團(tuán)隊(duì)獎金；
參與獎多名：充值卡/人(沒有獲獎的演職人員與年會的工作人員皆有)
5、年會參與紀(jì)念品：
雙肩包；凡到現(xiàn)場觀看演出的人員均派發(fā)紀(jì)念品1份。
運(yùn)送時(shí)間：請于1月15日中午12點(diǎn)前將所有獎品運(yùn)送到

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